Tu viens de conclure avec un nouveau client :
Etape 1 : danse de la joie c’est génial ça te met d’humeur on fire 🔥
Etape 2 : il faut lancer la machine !
Et chaque nouvelle collaboration demande son lot de préparation (création du fichier client, documents à envoyer, organisation, etc..).
Toutes ces petites tâches accumulées prennent pas mal de temps, surtout si tu veux offrir une expérience aux petits oignons 🤌🏽
C’est là qu’intervient : l’automatisation 💛
Tu peux tout à fait automatiser certaines étapes de l’accueil d’un nouveau client sans pour autant avoir l’air d’un robot 🤖
Et aujourd’hui je te partage ma méthode pour automatiser ton onboarding client en 5 étapes, let’s gooo !
L’onboarding client c’est quoi ?
Pour rappel l’étape d’onboarding est l’étape qui intervient une fois que ton client a acheté chez toi.
🌞 Tu doit veiller à chouchouter son arrivée dans ton produit ou service, l’enjeu est de taille : tu ne dois pas le décevoir. L’objectif ici va être de la conforter dans sa décision d’achat, et de récolter les infos indispensables pour débuter la collaboration (si c’est de la prestation de service).
Etape 1 : Avoir des process clair
Tu dois savoir exactement ce que tu fais étape par étape lorsque tu accueilles ton client afin de pouvoir identifier tout ce que tu vas pouvoir automatiser pour gagner du temps.
Pour ça je t’invite à rédiger ce qu’on appelle un process (je suis sûre que tu en as déjà entendu parler 🤪).
Le but d’un process est de décrire toutes les tâches que tu effectues pour accueillir ton client, de la façon la plus détaillée possible. Il faut qu’une personne extérieure à ton entreprise puisse comprendre ton process et effectuer les tâches sans problème.
Voici donc une liste de ce que je mets personnellement dans mes process :
- le titre du process (logique 😅)
- les objectifs du process (c’est le “pourquoi” de l’existence du process, sa raison d’être et les enjeux de son application)
- toutes les étapes du process détaillées (je te conseille de faire un mixte entre écrit et vidéo)
- la récurrence (avec un rappel si besoin pour l’effectuer en temps et en heure)
- l’événement qui déclenche la mise en œuvre du process
- les membres de l’équipe concernés
- les ressources, liens utiles et modèles qui accompagnent la mise en application du process
- le statut (à faire/en cours/à jour/à mettre à jour)
- la catégorie (marketing/ventes/gestion clients)
- l’auteur du process
- les outils utilisés
- la date de la dernière mise à jour
- l’offre concernée (si le process est lié à une offre en particulier)
Etape 2 : Identifier ce que tu peux automatiser
Maintenant que tu as rédigé tes process, on va pouvoir identifier ce que tu vas pouvoir automatiser 🤖
Pour commencer je t’invite à noter toutes les choses que tu aimerais automatiser dans tes process 🧠 (parce que je suis certaine que tu as déjà quelques idées 💡)
Ensuite reprend tout le travail que tu as fait à l’étape précédente.
Dans les étapes de ton onboarding client, tu vas identifier les tâches que tu peux automatiser grâce à ces questions :
➡️ Est-ce que tu effectues cette tâche régulièrement ? Quelle est sa fréquence ?
➡️ Est-ce que tu effectues cette tâche de la même façon pour tout le monde ?
➡️ Est-ce que cette tâche peut être réalisée par un outil ?
➡️ Est-ce que tu peux créer un template pour aller plus vite ?
Si tu as répondu oui à la majorité des questions, alors c’est que tu vas pouvoir gagner du temps sur cette tâche ⏰
Voici des exemples de tâches à automatiser qui reviennent le plus souvent :
- la création et l’envoi de tes contrats
- la création et l’envoi de tes factures
- enrichir ton fichier client
- envoi d’un guide de bienvenue, d’un questionnaire, d’un workbook à remplir
- réservation d’un call de bienvenue
Afin de t’y retrouver, fais une liste de toutes que tu as à automatiser 😉
Etape 3 : Schématiser ton onboarding client
Cette étape ne va peut-être pas correspondre à tout le monde, mais étant quelqu’un de très visuel, schématiser les étapes de mon onboarding client m’aide beaucoup lors de la phase d’automatisation.
Suite au travail effectué aux 2 précédentes étapes, je t’invite à te munir d’un outil comme Whimsical ou Creately pour schématiser tes étapes.
Une fois que tu as schématisé chacune de tes étapes, détermine un code couleur et identifie :
- tout ce qui est à faire par ton client
- tout ce qui est à faire par toi
- tous les mails que tu envoies
- tout ce qui est automatisé
Comme tu ne vas pas tout automatiser en même temps je te conseille de mettre en contour ce que tu n’as pas encore fait et de mette en fond de couleur ce qui est fait.
Le code couleur va vraiment te permettre en un coup d’œil de voir ce qu’il te reste à faire et ce qui a été fait 👀
Une fois que tu auras mis en couleur le schéma de ton onboarding client, tu auras ton plan pour passer à la partie automatisation !
Je te montre un exemple de ce que ça donne pour que tu comprennes mieux 👇🏽
Etape 4 : Formaliser et planifier l’automatisation de ton onboarding client
Il est maintenant temps de planifier tout ce que tu as à mettre en place afin d’être dans le concret.
Je t’invite à reprendre la liste des automatisations à créer que tu as établis précédemment et à mettre en face de chaque tâches des priorités et des deadlines.
Pour déterminer ce que tu as à faire en priorité demande toi parmi tout ce que tu as noté, quelles sont les tâches :
- qui te prennent le plus de temps
- celles que tu aimes le moins
Ensuite selon cette matrice, détermine les tâches qui sont à automatiser en priorité :
📅 Une fois que tu as déterminé la priorité de la tâche à automatiser, met une deadline afin que ce soit concret.
Etape 5 : Automatiser ton onboarding client
Si tu as suivi les étapes précédentes tu devrais avoir le schéma de ton onboarding client sous les yeux 👀, aka ton plan d’automatisation. Il ne te “reste plus qu’à” le mettre en place techniquement (mais bien souvent c’est là que ça se complique 😅). Au vue des possibilités d’automatisations, il est compliqué pour moi de te faire un tuto sur Make dans un seul et même article.
Mais avant de foncer tété baissée sur ton outil d’automatisation, je te conseille de faire 2 choses :
1️⃣ Schématiser ton automatisation
2️⃣ Identifier les éléments que tu vas devoir créer avant de passer à l’automatisation (templates, mails, documents, base de données..)
Pourquoi réfléchir avant à ton automatisation et la schématiser ? Pour t’éviter d’être perdue à l’intérieur de l’automatisation.
Make est un outil assez visuel, donc l’idée ici ce n’est pas de refaire la même chose 2 fois. Lorsque tu vas schématiser ton automatisation, le but est de faire une version beaucoup plus simplifiée de l’automatisation, et de ne pas te prendre la tête avec les “c’est possible”, “c’est pas possible”, “ah il faut que je prenne en compte cette variable, cette condition..”. 🤯
On veut juste faire le schéma le plus simple, afin d’avoir une vision d’ensemble des étapes par lesquelles on doit passer pour arriver au résultat souhaité 🎯
Une fois que tu as ton schéma, et la liste de tout ce que tu as à créer place à la pratique ! Et crois moi en ayant suivi ces étapes tu as fait le plus gros du travail, la création de ton automatisation sur ton outil va te paraitre beaucoup moins insurmontable !
Voilà tu sais désormais comment automatiser ton onboarding client pour gagner du temps au quotidien. 🙌🏽
Si tu veux aller plus loin, et avoir des tutos techniques pour automatiser ton onboarding client 🤖 (ainsi que toutes les autres étapes de ton parcours client), j’ai crée une formation pour t’apprendre à le faire.
